Comment documenter vos collections ?
Le guide de documentation du Réseau Info-Muse

Emplacement permanent (1 à 6) (Localisation)

Définition :

Observations :

1. L'inventaire et la localisation des spécimens sont prioritaires pour une bonne gestion des collections. Ces champs sont de première importance puisqu'ils permettent de localiser les spécimens à l'intérieur de l'institution.
2. Chaque spécimen doit posséder un emplacement permanent. Le Réseau Info-Muse propose six champs pouvant être utilisés pour consigner cette information, soit Emplacement permanent 1 à Emplacement permanent 6. Il est possible que vous n'ayez pas besoin des six champs; utilisez ceux dont vous avez besoin et laissez les autres vides.
3. Établissez d'abord un plan des espaces de rangement dans votre institution et codifiez chaque lieu. Vous construirez ainsi votre liste d'autorité hiérarchisée à laquelle vous pourrez référer pour assigner un emplacement à chaque spécimen. Assignez la plus grande unité au champ Emplacement permanent 1 et continuez jusqu'à la plus petite unité de rangement, selon le nombre de champs d'emplacement requis.
   
   
   Exemple

   Institution 1
   

   Codification	Données sur l'emplacement Spécimen A	Données sur l'emplacement Spécimen B
   Emplacement permanent 1 Bâtiment	Emplacement permanent 1 séminaire	Emplacement permanent 1 musée
   Emplacement permanent 2 Salle/Réserve	Emplacement permanent 2 réserve 423	Emplacement permanent 2 salle d'orientation
   Emplacement permanent 3 Étagère/Vitrine	Emplacement permanent 3 étagère 4	Emplacement permanent 3 vitrine 13
   Emplacement permanent 4 Tablette	Emplacement permanent 4 tablette C	Emplacement permanent 4
   Emplacement permanent 5 Boîte	Emplacement permanent 5 boîte C.2	Emplacement permanent 5
   Emplacement permanent 6 Plateau	Emplacement permanent 6 plateau C.2.1	Emplacement permanent 6

   
   
   Exemple

   Institution 2
   

   Codification	Données sur l'emplacement Spécimen A	Données sur l'emplacement Spécimen B
   Emplacement permanent 1 Salle/Réserve	Emplacement permanent 1 salle Henri-Granger	Emplacement permanent 1 réserve sous-sol
   Emplacement permanent 2 Étagère/Meuble	Emplacement permanent 2	Emplacement permanent 2 étagère 2
   Emplacement permanent 3 Tablette de l'étagère/Tiroir du meuble	Emplacement permanent 3	Emplacement permanent 3 tablette D

4. Ces champs s'utilisent conjointement avec le champ Date de l'emplacement permanent.

Règles d'inscription :

1. Inscrivez l'emplacement en procédant du plus général au plus spécifique.
   Exemple 1

   Enregistrement d'un spécimen se trouvant dans le local 205, sur l'étagère D, tablette 12, boîte 4, plateau 2
   

   Codification	Données sur l'emplacement
   Emplacement permanent 1 Local	Emplacement permanent 1 local 205
   Emplacement permanent 2 Étagère	Emplacement permanent 2 étagère D
   Emplacement permanent 3 Tablette	Emplacement permanent 3 tablette 12
   Emplacement permanent 4 Boîte	Emplacement permanent 4 boîte 4
   Emplacement permanent 5 Plateau	Emplacement permanent 5 plateau 2

   Exemple 2

   Enregistrement d'un spécimen se trouvant dans la vitrine 1 de la salle d'exposition appelée « foyer »
   

   Codification	Données sur l'emplacement
   Emplacement permanent 1 Salle/Réserve	Emplacement permanent 1 foyer
   Emplacement permanent 2 Vitrine/Étagère	Emplacement permanent 2 vitrine 1
   Emplacement permanent 3 Tablette	Emplacement permanent 3

2. Si vous savez qu'un spécimen fait partie de vos collections mais qu'il est introuvable, inscrivez « inconnu » dans le champ Emplacement permanent 1. N'inscrivez rien dans les autres champs d'emplacement. Inscrivez la date de ce constat dans le champ Date de l'emplacement permanent.
3. Si vous déplacez un spécimen, n'oubliez pas d'inscrire la nouvelle localisation dans les champs d'emplacement permanent et la nouvelle date dans le champ Date de l'emplacement permanent. Il est important de conserver un relevé historique des emplacements. Archivez les informations concernant les anciennes localisations.
4. Ces champs peuvent contenir plusieurs entrées séparées par un point-virgule suivi d'une espace.